OLYMPUS DIGITAL CAMERA

Työhön perehdyttäminen ja delegointi helpommaksi

Johtaja tai kasvua hakeva pienyrittäjä. Oletko delegoinut työtehtäviäsi? Miten perehdyttää työtehtäviä tai jopa vastuualueita eteenpäin järkevästi? Usein tehtävien delegoiminen alkaa siinä vaiheessa, kun on jo ”liian myöhäistä”. Sinulla tulee kiire perehdyttää tehtävien tekeminen jollekulle toiselle organisaatiossasi, jotta itse ehdit paneutua kehittämään ja työstämään muita asioita.

Jos kaadat kaikki siirrettävät tehtäväsi jonkun niskaan kerralla, niin eihän siitä tule mitään. Kuka voisi oppia muutamassa minuutissa tai yhdessä työpäivässä tekemään sinun aiemmat 8 tunnin työt, jos itsekin olet oppinut niiden tekemisen tehokkuuden ajan kanssa? Sinua huolestuttaa, miten uskaltaisit jakaa vastuuta, kun valvominen vie aikaa ja itsehän ne tehtävät olisi nopeampi tehdä, kun itse tietää jo peffatuntumalla, miten ne tehdään. Olet oikeassa! Perehdyttäminen ja valvominen ottaa aikansa ja se kuuluu asiaan aivan, kuten perunoiden itäminenkin ottaa aikaa keväästä syksyyn.

Miten hallita tilanne? Suosittelen ”saattaen vaihdettava” –mallia. Opeta työtehtävistäsi helpoimmasta päästä rutiinitehtäviä ensin kädestä pitäen. Lisää pikkuhiljaa tehtävien määrää, kun huomaat edellisten sujuvan. Valvo toimintaa koko ajan, mutta älä ”kyylää”. Anna omaa tilaa ratkaista ongelmia ja puutu vain oikeasti tarpeen vaatiessa oikaisun merkeissä ja tee  tämä aina kasvotusten hyvässä hengessä. Voit lisätä tehtävien määrää ja vapautta tehdä ne yhä enemmän ja helpoimpien tehtävien hoitamisen osalta valvontaa (siis omaa ajankäyttöä siihen) voit vähentää koko ajan. Yhtäkkiä huomaat, että työntekijä onkin ottanut tehtäviä vastuulleen jo niin paljon, että voidaan puhua vastuualueesta. Tee selväksi, että työntekijä voi aina kääntyä puoleesi askarruttavissa tilanteissa, mutta painota myös sitä, että hänellä on valtuudet ja oikeudet toimia sovituissa raameissa asioista päättäen, eikä joka risausta tarvitse tulla kyselemään.

Usko pois – tämä haukkuu hintansa! Tämä ottaa aikaasi. Sinun on oltava läsnä ja kommunikoitava työntekijän kanssa myös muista asioista kuin niistä, jota hänelle olet perehdyttämässä. Kun keskustelet avoimesti ja olet läsnä, opetat työntekijälle myös toivomaasi ”mindsettiä” enemmän tai vähemmän tietoisesti.

Tällainen perehdyttäminen onnistuu parhaiten, jos työskentelette samassa työhuoneessa, mutta on myös varsin toivottavaa, ettet aina ole käytettävissä kahden metrin päässä. Ja kun et ole kahden metrin päässä, et myöskään kuule joka risausta ja ongelmaa, joita työntekijä saa ratkaista. Näin sinulle jää aikaa keskittyä myös omiin työtehtäviisi.

Kokemukseni pohjalta on myös antoisaa, kun pystyt hahmottamaan vastuualuekokonaisuuden työtehtävinä työntekijälle, sillä tällöin voitte katsoa vaikkapa viikoittain, kuinka paljon hän hommia jo ”hanskaa”.

”Saattaen vaihdettava” – malli on turvallinen ja palkitseva. Tällä mallilla varmistut, että hommat tulevat hoidetuiksi aikataulussa ja työntekijä oikeasti oppii työn.

Jos sinun on syytä delegoida työtehtäviäsi eteenpäin, laita ne paperille ja ala perehdyttää niitä eteenpäin niin, että niiden osalta myös vastuu siirtyy eteenpäin. Näin vapautat käsiäsi muihin työtehtäviin. Maksa se hinta (=omaa aikaasi), minkä kunnollinen perehdyttäminen vie aikaa, äläkä yritä mennä oikotietä. 

Comments

comments

0 replies

Leave a Reply

Want to join the discussion?
Feel free to contribute!

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Voit käyttää näitä HTML-tageja ja attribuutteja: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>